Instituut Jacob Cats houdt, om je zo goed mogelijk ten dienst te kunnen zijn en vanwege wettelijke verplichtingen, een registratie bij van jouw directe persoonlijke en medische gegevens. Op deze registratie is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Deze wet bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en jouw inzagerecht in deze gegevens. De beheerder zal niet meer gegevens opslaan of bewaren, dan die welke noodzakelijk zijn of andere doeleinden dienen dan die welke nodig zijn voor een doelmatige dienstverlening.
Algemene bepalingen en begripsbepalingen
Beheerder
Degene die onder de verantwoordelijkheid van de directie/praktijkhouder belast is met de dagelijkse zorg voor de verwerking van de persoonsgegevens of een gedeelte daarvan en verantwoordelijk is voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens.
Gebruiker
Degene die geautoriseerd is om gegevens in de persoonsregistraties in te voeren en/of te muteren dan wel om van enigerlei uitvoer van de persoonsregistraties kennis te nemen.
Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende de patiënt.
Persoonsregistratie
Een verzameling van gegevens die op personen betrekking hebben en die al dan niet automatisch wordt gevoerd. Deze gegevensverzameling is systematisch gevoerd en aangelegd om een zo efficiënt als mogelijke dienstverlening te waarborgen.
Derden
Personen of instanties die niet aan Instituut Jacob Cats verbonden zijn.
Geregistreerde
Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie is opgenomen.
Personeel/medewerker
Personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van Instituut Jacob Cats.
Dossier/bestand
De gestructureerde verzameling schriftelijke en/of digitale persoonsgegevens.
Therapiepraktijk
Het op een of meer dagen per week op georganiseerde wijze bieden van therapeutische zorg zowel binnen als buiten het praktijkpand.
Instituut Jacob Cats
Gevestigd aan de Jacob Catslaan 76 3852 BW te Ermelo.
Doel van de persoonsregistratie
1) Persoonsgegevens worden uitsluitend opgenomen om een zo efficiënt mogelijke opzet en of continuering van de zorg mogelijk te maken.
2) De beheerder van de persoonsregistratie zal geen persoonsgegevens in de registratie opnemen voor andere doeleinden dan bedoeld in de bovengenoemde omschrijving.
3) De beheerder zal niet meer gegevens in de registratie opnemen dan voor het doel van de persoonsregistratie nodig is.
4) Alleen gegevens die te maken hebben met de therapie worden in het dossier opgeslagen.
Verwerking van de persoonsregistratie
Persoonsgegevens mogen alleen verwerkt worden als aan een van de volgende voorwaarden is voldaan.
1) De geregistreerde toestemming heeft verleend voor de verwerking van de gegevens
2) De gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de geregistreerde partij is of voor die handelingen die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst.
3) De gegevens noodzakelijk zijn om wettelijke verplichtingen na te komen
4) De gegevens noodzakelijk zijn ter bestrijding van ernstig gevaar van de geregistreerde
5) De gegevens noodzakelijk zijn om de belangen van de geregistreerde zo goed mogelijk te beschermen
Verwijdering of anonimisering van de gegevens
De financiële administratie en de hierbij horende gegevens worden zeven jaar na het beëindigen van de zorg vernietigd ofwel geanonimiseerd indien alle financiële verplichtingen zijn nagekomen. De medische gegevens worden 20 jaar na het beëindigen van de zorg vernietigd of geanonimiseerd.
Toegang tot de persoonsgegevens door medewerkers van Instituut Jacob Cats en geheimhouding
1) Behalve de directie/praktijkhouder, heeft ook een beperkt aantal andere personen toegang tot de gegevens die in de registratie zijn opgenomen. Dit zijn bijvoorbeeld de eventuele stagiaires/waarnemers/medebehandelaars en administratieve krachten. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht welke is opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Deze geheimhoudingsverplichting blijft ook bestaan na de beëindiging van een dienstverband.
2) Deze geheimhoudingsverplichting vervalt indien een wettelijk voorschrift tot informatieverstrekking aan een personeelslid gegeven wordt.
3) De therapiepraktijk draagt zorg voor een zodanig adequate beveiliging van de gegevens die over u (zowel digitaal als schriftelijk) vastgelegd zijn, dat personen die niet inzage gerechtigd zijn zich toegang tot deze gegevens kunnen verschaffen.
4) De therapiepraktijk heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
5) Gegevens van patiënten worden niet aan derden verstrekt zonder schriftelijke toestemming van de patiënt.
Inzage/correctie/aanvulling/verwijdering van de opgenomen gegevens
1) Je heeft het recht om de gegevens die over jou zijn vastgelegd in te zien
2) Gegevens welke in de financiële administratie zijn vastgelegd en welke van belang zijn voor de geregistreerde kunnen altijd opgevraagd worden.
3) Indien je meent dat gegevens onjuist zijn vastgelegd, ofwel dat er gegevens vastgelegd worden die in strijd zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming of dat gegevens niet ter zake doen, dan kun je de beheerder schriftelijk en gemotiveerd verzoeken deze te wijzigen of te vernietigen. De beheerder deelt hier ook schriftelijk de beslissing aan de geregistreerde mee.
4) Indien je van mening bent dat de therapiepraktijk niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat, kunt u dit, via de geldende klachtenregeling binnen de praktijk, kenbaar maken.
Verwerking van persoonsgegevens voor nieuwsbrief abonnees
Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Instituut Jacob Cats verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
1) Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is het inschrijfformulier Nieuwsbrief.
Voor de bovenstaande doelstelling kan Instituut Jacob Cats de volgende persoonsgegevens van u vragen:
1) Voornaam
2) Tussenvoegsel
3) Achternaam
4) Emailadres
Jouw persoonsgegevens worden door Instituut Jacob Cats opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat je aangemeld bent.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarige
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.